Klartext – Wie Du im Personalgespraech überzeugst (2)

Du bist gut in Deinem Job.

Deine Kunden sind mehr als zufrieden mit Dir.

Deine Kollegen mögen Dich und fragen Dich um Rat.

Du hast einige Jahre Erfahrung und so schnell haut Dich nichts mehr um.

Du machst auch gerne mal Überstunden, wenn Not am Mann ist.

Dein Arbeitgeber gibt Dir regelmäßig gute Beurteilungen.

Großartig! Nur, warum geht einfach nichts weiter?

Warum bekommen immer nur andere mehr Gehalt, interessantere Aufgaben oder Fortbildungen?

 

PersonalDu fühlst Dich wie ein Fisch im Wasser – und tausend andere Fische um Dich herum.

Klar, da gibt’s für jeden genug Futter. Und Gesellschaft ist ja auch ganz schön.

Aber soll das alles sein?

Einer von Vielen zu sein und in der Menge unterzugehen?

 

Du kannst mehr. Und Du willst mehr.

Zeig, womit Du aus der Menge herausstichst.

Nutze das Personalgespräch, um positiv auf Dich aufmerksam zu machen.

NEEEIIINNN, bloß nicht, denkst Du?

Ein Gespräch muss sein.

Personal-/Mitarbeitergespräch, Personalentwicklungsgespräch oder wie auch immer es in Deinem Betrieb heißt.

Hauptsache die richtigen Leute nehmen sich kurz Zeit für Dich und Du nutzt diese Zeit auch.

Und dann Klartext reden. Endlich mal wieder frischen Wind reinbringen.

 

Puuuh….Aber wie?

Kennst Du das Gefühl, wenn Dir schon beim Gedanken an ein Gespräch mit Deinem Chef flau im Magen wird? Du weißt gar nicht, wo Du anfangen und wie Du überhaupt auf ihn zugehen sollst. Du weißt nur, ohne ein Gespräch kommst Du nicht weiter.

Du drehst Dich und drehst Dich … und lässt es dann wieder mal sein.

 

Es geht doch auch so…

 

STOPP!

Geh es jetzt an. Ich unterstütze Dich mit erprobten Tipps aus der Praxis. Aus Sicht der Führungskraft und des Mitarbeiters.

Step by step.

Die Steps 1 – 4 zur Vorbereitung und Terminvereinbarung Deines Gesprächs findest Du in Klartext – Wie Du im Personalgespräch überzeugst (Teil1).

 

Jetzt geht es direkt ins Personalgespraech mit Deinem Arbeitgeber:

Step 5: Vom Tun und Lassen

Der Termin ist da. Du gehst zu Deinem Gesprächspartner. Nervös? Macht nix, macht nur aufmerksam.

 

  Was nimmst Du mit?

Ein MUSS ist immer etwas zu schreiben, also Block und Stift (vorher testen, ob er funktioniert). Und einen Spicker als Gedankenstütze. Macht jeder und zeugt nur von guter Vorbereitung. Aber keinen Roman, sondern Stichworte, die Du in gut lesbaren Abständen per Hand oder PC aufgeschrieben hast.

Falls Du Unterlagen mitbringst, die Du verwenden willst, drucke diese immer doppelt aus – für Dich und Deinen Gesprächspartner.

 

  Wo setzt Du Dich hin?

  • An den Platz, der Dir angeboten wird. Es wäre eher unhöflich, ungefragt einen anderen auszuwählen („Ich nehme lieber diesen, da bin ich Ihnen näher…“).
  • Gar nicht, falls Dein Gesprächspartner Dir keinen Platz anbietet. Das ist zwar eher unangenehm und zeigt keine gute Führungskultur, geht aber zur Not auch.
  • Gar nicht, wenn Dein Gegenüber dies grundsätzlich nicht will (Du kennst ihn ja sicher am besten).
  • Oder Du setzt Dich ohne Aufforderung auf den einzig freien Platz. Aber nur, wenn das in Deinem Unternehmen eher lässig gehandhabt wird.
  • Dein Vorgesetzter hat gar keinen eigenen Raum, sondern sitzt z.B. mit seinen Mitarbeitern in einem Großraumbüro? Dann denk daran, nicht zu laut zu sprechen, da gefühlt mindestens 1000 Ohren mithören könnten.

WICHTIG:

  • Niemals auf die Schreibtischkante setzen.
  • Niemals unaufgefordert neben Deinen Vorgesetzten an dessen Schreibtisch setzen, nach dem Motto: „Ich habe da etwas vorbereitet. Können Sie sich mal die Datei XY aufrufen?“ 

 

  Was solltest Du sonst noch beachten?

Vergiss Deine Gestik und Mimik nicht.

Der bekannte Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawik sagte mal den schönen wahren Satz:

Man kann nicht nicht kommunizieren. 

Soll heißen: Auch wenn Du nichts sagst, drückst Du etwas aus – mit Deiner Mimik oder Deiner Gestik. Du hinterlässt einen Eindruck und eine Wirkung.

Du musst im Gespräch nicht stoisch vor Dich hin starren wie das Karnickel vor der Schlange. Aber „kommentiere“ nicht jedes Wort Deines Gegenübers mit einer Reaktion.

Gerne runzeln wir bei Unverständnis die Stirn oder fangen vor Nervosität an, an den Fingernägeln zu knibbeln oder mit den Füßen zu wippen. Das wirkt schlicht unprofessionell und birgt auch häufig die Gefahr, dass der Gesprächspartner dies falsch interpretiert. Schließlich tickt er anders als Du. Und während Dein Stirnrunzeln sich vielleicht nur auf ein Fremdwort bezog, dass Du nicht verstanden hast, denkt Dein Gesprächspartner, Du wärst mit seinem gerade formulierten Vorschlag nicht einverstanden.

Das gilt auch für die Zeit nach dem Gespräch. Also z.B., wenn Du das Büro verlässt oder später jemandem davon erzählst. Auch hier interpretieren Deine Kollegen schnell Dramatisches, wenn Du blass und nervös aus dem Büro kommst. Sonst bist Du bald Tagesgespräch Nr.1 beim Mittagessen…

 

  Was ziehst Du an?

Vorsicht Fettnäpfchen!

Zeig Dich am besten so, wie Du Dich immer zeigst. Kauf Dir bloß keinen Anzug nur für diesen Anlass, wenn Du sonst keine Anzüge trägst. Sei natürlich. Denk aber immer daran, dass die Betrachtung auf diese kurze Distanz intensiver ist als sonst. Da solltest Du nicht gerade die Nacht durchgemacht haben oder Lippenstift auf den Zähnen zeigen.

Denk dran: Du willst als kompetent und förderungswürdig (auch eine Gehaltserhöhung ist quasi eine Förderung) eingestuft werden. Da ist es sinnvoller ein bisschen zurückhaltend zu sein. Ein Durchblick vom Ausschnitt bis zum Bauchnabel wäre vielleicht reizvoll, aber nicht zielführend. Und auch die allseits beliebte Machostellung der Männer mit breit aufgestellten Beinen sollte John Wayne überlassen werden.

Rollentausch: Versetz Dich einfach in Deinen Gesprächspartner und stell Dir vor, Du wärst in seiner Situation. Also, Du bist Vorgesetzter und würdest von einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin um ein Gespräch gebeten. Er/sie möchte mit Dir über seine berufliche Weiterentwicklung sprechen.

Und dann sitzt ihr Euch gegenüber. Frag Dich ehrlich:

  • Was würdest Du von diesem Mitarbeiter erwarten?
  • Was würde das Ziel des Mitarbeiters unterstützen, was eher nicht?
  • Wie sollte er sich geben, wie gekleidet sein, wie sich ausdrücken?
  • Was wäre das absolute k.o.-Kriterium?

Mehr Ideen rund um das Thema Outfit findest Du unter „Schön erfolgreich oder nur schön?„.

 

Step 6: Das Gespräch

Jetzt gilt es. Nun sitzt Du vor der Person, mit der Du sprechen wolltest. Klasse!

Innerlich tief durchatmen (nicht äußerlich!) und auf Nachfrage ruhig und gelassen erklären, weshalb Du um diesen Termin gebeten hast.

 

  Wie beginnst Du das Gespräch?

Gar nicht. Dein Vorgesetzter hat das Wort.

Beginnt er mit Smalltalk („Hallo Frau XY, wie geht es denn Ihrem Mann/Pferd/Hund/Kind? Ich habe gesehen, Sie haben ja ein chices neues Auto“), dann gehe lächelnd darauf ein, auch wenn Dir Dein Thema unter den Nägeln brennt. Du hältst von Smalltalk gar nichts? Ich auch nicht, das interessiert aber niemanden. Es gehört zum guten Ton. Und ist ein Teil der Spielregeln.

WICHTIG: Smalltalk heißt deshalb „small“, weil man jetzt nicht tiefschürfend in ein Thema reingeht, sondern oberflächlich bleibt. Erzähle also nicht von der wochenlangen Grippe Deines Mannes oder der schwierigen Finanzierung Deines Wagens. Auch hier gilt: Bleib positiv und locker. Und fasse Dich kurz. Wenn Du die Vorteile Deiner Xenon-Beleuchtung zur Funzel Deines bisherigen Oldtimers erwähnen möchtest, geht das auch in einem Satz.

Dein Gesprächspartner leitet also irgendwie ein und gibt das Wort an Dich. Jetzt bist Du dran.

 

  Wie schilderst Du Dein Anliegen?

Du erklärst ruhig und gelassen, dass Du genug Erfahrung gesammelt hast, um z.B. die Aufgabe xxx zu übernehmen. Und, dass Du einen Superjob machst, weil xxx. Oder, dass gerade Du in dem Projekt xxx hilfreiche Inhalte liefern könntest.

Wichtig: Sei sachlich, nüchtern, freundlich.

Upps, Dein Gesprächspartner runzelt die Stirn, sieht zum Fenster hinaus, malt Kringel auf einen Block? Ignoriere es. Sprich flüssig, aber nicht hektisch, ohne ständige Wiederholungen, weiter.

Ein Stirnrunzeln muss keine Ablehnung sein. Vielleicht hast Du einen Sachverhalt nur zu knapp beschrieben. Das kannst Du auf Nachfrage ausführlicher nachholen.

Ein Blick nach draußen ist sicher kein guter Stil, dient jedoch häufig nur zur Konzentration. Ebenso wie die Malerei von Kringeln.

Bleib bei Dir und Deinem Thema.

 

  Absolut out

Lass Dich nie dazu verleiten, dieses Zweiergespräch zu nutzen, endlich mal alles loszuwerden. Kritik, Verbesserungsvorschläge, Frust oder die letzten Versäumnisse des Kollegen XY haben hier definitiv nichts zu suchen. Denk immer an Deine Wirkung. Und die wäre mit Sicherheit alles andere als positiv.

Wer möchte sein kostbares Budget schon für einen Nörgler und Denunzianten verbrauchen?

Verbesserungsvorschläge kannst Du dann anbringen, wenn Du in einer entsprechenden Situation gefragt wirst. Aber moderat.

Wenn Du dem Unternehmen die Insolvenz prophezeist, wenn es so weiter macht wie bisher, ist das eher kontrapoduktiv.

Und kritische oder gar böse Kommentare über Personen lass lieber generell sein. Auch wenn Du danach gefragt wirst. Du weißt ja: der Überbringer der schlechten Nachricht wurde schon immer gerne einen Kopf kürzer gemacht…

Kurzum: Keine Vorhaltungen, keine zynischen Anmerkungen, keine Provokationen, kein Lästern.

 

  Wie reagierst Du auf Zwischenfragen?

Ruhig und souverän. Und gleich. Antworte nicht „Lassen Sie mich erst ausreden“ oder „Darauf komme ich gleich zurück“. Das könnte den Gesprächspartner sehr gegen Dich einnehmen.

WICHTIG: Lass Deinen Gesprächspartner aussprechen, auch wenn Du angespannt bist wie eine Feder. Überlege kurz, bevor Du antwortest. Nicht zu lange, sonst ist der Spannungsbogen des Gesprächs dahin und es beginnt zu langweilen.

Wenn Du die Antwort nicht genau kennst, sag einfach, dass Du es nicht weißt und die Antwort nachlieferst. Nicht vergessen, dies auch zu tun. Unaufgefordert.

 

  Deine Nutzenargumentation

Jetzt folgt der wichtigste Teil, Deine Nutzenargumentation.

Auch hier gilt: kurz und knackig.

Und nicht übertreiben. Stell Dich nicht dar, als würde das Unternehmen augenblicklich schließen, wenn Du nicht befördert würdest oder mehr Geld bekämest. Bleib für Deinen Chef stets angenehm und nachvollziehbar. Vermittle ihm die Aussicht, ihn und seinen Bereich wirksam unterstützen zu können. Mit einer guten Portion Leichtigkeit.

Lass nicht den Eindruck aufkommen, als wolltest Du Karriere auf seinem Rücken machen. 

 

  Dein Abbinder

Du bist fertig mit Deiner Schilderung. Wenn Dein Gesprächspartner jetzt fragt: „Und was wollen Sie jetzt von mir?“, hast Du die Zusammenfassung mit der Abschlussfrage vergessen.

WICHTIG: Fasse das Thema zusammen mit der Schlussfrage: „Können Sie mich bei xxx unterstützen?“ Oder „Wie sehen Sie das? Gibt es hier eine Möglichkeit für mich?“. Egal wie, vergiss die Aufforderung nicht. Sonst wäre das, als hättest Du eine Rede vor dem Bundestag gehalten, während alle anderen auf ihrem Smartphone den Speiseplan des Casinos abrufen.

 

Step 7: Die Reaktion

Dein Gegenüber reagiert. Immer. Denk an Paul Watzlawicks „Man kann nicht nicht kommunizieren“.

Die Reaktion kann ganz unterschiedlich ausfallen. Anerkennend, kritisch, ablehnend, nervös. Formuliert oder wortlos.

Egal wie, bleibe professionell zurückhaltend. Wetze nicht die Messer, wenn Dir nicht gleich stattgegeben wird und Dein Gegenüber ein Pokerface aufsetzt. Auch ein tränenreicher Dank für eine Gehaltserhöhung wäre eher unpassend.

 

Wenn Dein Gesprächspartner so reagiert…

  Mit Zustimmung:

Zeige Freude und bedanke Dich für mehr Geld, Seminare, Beförderung, etc. Frage unbedingt nach dem genauen Ablauf. D.h., ab wann kannst Du konkret mit wie viel Gehaltserhöhung rechnen. Wann und wo bekommst Du Qualifizierungsmaßnahmen und wohin führen diese?

Nicht auf jede Frage wird Dein Gesprächspartner gleich eine Antwort wissen, aber es ist wichtig, dass Du auch in dieser Phase Deine zielführende Art und Weise zeigst. 

 

  Mit Ablehnung:

Erfrage die Gründe. Versuche diese kurz und knapp zu widerlegen, indem Du erneut (zusammenfassend!) Deine Stärken und Deine Erfahrung hervorhebst.

Dein Gesprächspartner unterbricht Dich oder will das Gespräch sichtlich beenden? Dann steh auf, bedanke und verabschiede Dich.

Trotzdem bedanken?

Ja, Du bedankst Dich für das Gespräch, nicht für die Ablehnung.

 

  Mit Nachdenklichkeit:

Lass Deinem Gegenüber eine Minute. Warte bis er spricht. Quassel nicht wieder los, um die Stille zu überbrücken. Dein Gesprächspartner will nochmals auf Dich zurückkommen? Gut. Bedränge ihn jetzt nicht weiter.

Steh auf, bedanke Dich und geh.

 

  Mit Erstaunen, Empörung?

Einwürfe wie „Gerade Sie wollen Mitarbeiter führen? Das hätte ich ja nie gedacht.“ Oder „Seien Sie doch froh, dass Sie so weit gekommen sind. Projektleiter? Das darf ja wohl nicht wahr sein.“ solltest Du gelassen parieren.

Antworte z.B. mit „Ich verstehe Ihre Reaktion nicht. Es ist doch gut, wenn ich mich weiterentwickeln will.“ Oder „Weshalb erstaunt Sie das so?“. Auch hier wieder freundlich-positives Interesse zeigen. Auch wenn Du die Reaktion eher als unpassend oder unfreundlich empfindest.

Aber sie zeigt letztlich, welches Bild der Vorgesetzte bisher von Dir hatte.

 

  Mit Zweifel:

Dein Gegenüber hat Zweifel und fragt nach. Fragen sind meist ein Zeichen von Interesse, können aber auch Hinhaltetaktik sein. In jedem Fall beantwortest Du sie ruhig und möglichst souverän.

Lass Dich nie zu Rückfragen wie „Wieso fragen Sie denn das?“ hinreißen, da diese leicht einen aggressiven Eindruck hinterlassen können.

 

Step 8: Das Gespräch beenden  

Es sind alle Argumente ausgetauscht, alle Fragen beantwortet.

Entweder der Gesprächspartner bedankt sich nun und beendet den Termin von sich aus oder Du bedankst Dich. Das musst Du der Situation entsprechend entscheiden. Zieh aber den Schluss nicht unnötig in die Länge. Das würde dem Ganzen wieder einen zähen Touch geben und den positiven Verlauf abschwächen.

Du gehst. Ruhig, nicht hektisch. Entspannt, lächelnd. Denn Du hast einen großen Schritt gemacht.

 

Wow, das war eine ganze Menge. Du bist vielleicht ein bisschen erledigt, aber einen großen Schritt weiter. So bringst Du Dich und Deinen Job voran.

 

STEP 9: Jetzt geht es an die Nachbearbeitung

Los geht`s:

  Am besten notierst Du Dir die Inhalte und Vereinbarungen kurz. Für Dich. In einer stillen Minute. Und nicht gerade, wenn Dir jemand über die Schulter schaut. Wenn Du das in Deiner Arbeitszeit machst, halte es wirklich kurz. Ansonsten nutze dazu lieber die Abendstunden.
  Notiere Dir auch Fragen oder Aufgaben, zu denen Du Deinem Gesprächspartner noch Feedback schuldig bist. Und trage gleich bereits vereinbarte Folgetermine oder bereits feststehende Seminardaten in Deinen Kalender ein. Falls ein Folgetermin vereinbart oder in Aussicht gestellt wurde, bereite Dich auf diesen ebenso aufwändig vor, wie für den Ersttermin. Jetzt nicht nachlassen. Du bist auf einem prima Weg.
  Deine Kollegen werden Dich fragen. Wo warst Du? Wie war es? Was ist dabei herausgekommen? Wie geht es Dir damit? Was Du erzählst, musst Du selbst entscheiden. Aber denke daran, dass kaum etwas schneller ist als der Flurfunk. Meine Empfehlung: Erzähle nur das, was man auch ins Internet stellen könnte. Soll heißen, nichts Vertrauliches, keine Gehaltsangaben, keine enttäuschten Gefühle, etc.
  Denk stets an Deine Wirkung. Willst Du z.B. Mitarbeiter führen, wirkt es absolut kontraproduktiv, wenn Du jetzt alle Details dieses Personalgesprächs verbreitest. Dein Arbeitgeber wird wenig auf Deine Vertrauenswürdigkeit setzen, wenn Du schon alles herumerzählst, bevor Du überhaupt befördert wurdest.
  Du meinst, dass er das ja gar nicht erfährt? Darauf solltest Du nicht bauen. Sei lieber zurückhaltend mit Deinen Informationen, dann kann auch niemand Vertrauliches ausplaudern.

Portrait2 Probier es einfach aus und erzähl mir, wie es lief. Oder frag mir vorher noch Löcher in den Bauch. Und denk immer daran: da geht noch viel!  

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