Eigenorganisation – wie Du Dein Suppenkoma effektiv nutzt

EigenorganisationMAHLZEIT!

Kennst Du das auch?

Der typische Schlachtruf zur Mittagszeit hallt durch den Flur. Aus allen Türen quellen Trauben von Mitarbeitern und bewegen sich in Richtung Kantine. Auf der Treppe und im Aufzug werden Für und Wider des aktuellen Speiseplans diskutiert.

Sahne in der Bratensoße? Maggi in der Erbsensuppe? Pfälzer Saumagen im Rennen gegen vegetarische Frühlingsrolle? Vegetarisch, vegan, klassisch, Hausfrauenart, … Für jeden gibt es ein zugeschnittenes Mittagsmenü. Mehr oder weniger lecker. Hauptsache etwas im Bauch. Und ein bisschen Abwechslung im Joballtag.

Zurück am Schreibtisch.

Schwer fällst Du auf den Stuhl.

Puh, das Blut fließt flott in den Magen. In den oberen Regionen ist bei Dir jetzt relativ Ebbe.
Dabei musst Du heute doch noch die vier Kundenreklamationen beantworten. Und das auch noch frei formuliert und fehlerfrei. Und die neue Arbeitsanweisung will auch noch gelesen werden. Ach ja, die Auszubildende hat ja auch noch ein paar Fragen.

Jeden Tag das Suppenkoma. Vormittags bist Du noch müde und unausgeschlafen, nach dem Mittagessen bist Du wieder müde und träge. Das macht nicht gerade den dynamischsten Eindruck. Und strengt auch noch an.

 

Eigenorganisation – wie Du Dein Suppenkoma effektiv nutzt (oder vermeidest)

1. Aufgaben, die Deine Konzentration erfordern

Diese legst Du am besten in Zeiten Deines Leistungshochs, nicht gerade in Dein Suppenkoma. Wann Dein Leistungshoch ist, merkst du am besten daran, dass Dir alles leicht und unangestrengt von der Hand geht. Du brauchst nicht erst einen Liter Kaffee und drei Anläufe, sondern hast ganz schnell Deinen Flow gefunden.

 

2. Aufgaben, die Dir routiniert von der Hand gehen

Diese passen gebündelt gut in Dein Suppenkoma. Aber auch in die Stunden, wenn Du Deine Arbeit antrittst oder kurz vor Feierabend. Das können administrative Dinge sein, wie E-Mails checken oder Statistiken führen. Ich schreibe in diesen Phasen auch gerne Protokolle oder mache meine Planung für den nächsten Tag.

 

3. Meetings gut vorbereiten

Insbesondere solche Termine, die in Zeiten Deines Leistungstiefs fallen oder Themen betreffen, die neu sind, solltest Du immer gut vorbereiten. Auch, wenn Du „nur“ einer von mehreren Teilnehmern bist. Es gibt Dir Sicherheit und schafft positiv Aufmerksamkeit.

 

4. Termine effizient nachbereiten

Wieder eine Aufgabe, die ich gerne im Suppenkoma erledige. Meine während des Termins hin gekritzelten Hieroglyphen, verarbeite ich danach zu lesbaren und später noch verständlichen Notizen. Das Tool Evernote bietet hier beste Voraussetzungen. Natürlich kannst Du jedes Notiz- oder Textverarbeitungsprogramm nutzen. Oder einfach den klassischen Papierblock.

 

5. In Bewegung bleiben

Du hattest ohnehin vor, dem Auszubildenden etwas in der Poststelle zu zeigen? Oder den Kollegen von der Personalabteilung Deine Krankmeldung von gestern zu bringen? Oder dem Kunden einige Details an seinem Wagen zu erklären? Nach der Mittagspause bietet sich so die beste Gelegenheit, das Suppenkoma abzulaufen.

 

6. Dem Suppenkoma vorbeugen

Wie?

Ganz einfach durch leichte, gesunde Ernährung. Durch Sport. Durch…

Weniger Fett.

Viel Obst und Gemüse.

Kein Zucker.

Kein Kaffee. Ja, Du liest richtig, kein Kaffee. Denn nach der aufputschenden Wirkung macht Kaffee durchaus auch wieder müde.

Wie langweilig. Ein Tipp von mir (der zwar hier gar nicht rein passt, aber leeeecker ist):

Gerade im Sommer wirkt in der Mittagspause ein Eisbecher Wunder. Kalt, süß, fruchtig – mmmmhhhh.

Was ansonsten super gut tut (und gesünder ist):

Ein frisch gemixtes Smoothie und eine Runde um den Block mit einem netten Gesprächspartner. Bürothemen sind tabu!

 

7. Die Zeit produktiv für Ablage nutzen

Das klingt zwar nicht besonders spannend. Aber Du aktualisierst Deine Ablage, hast ein gutes Gefühl danach und bist in Bewegung (zumindest bei der papierhaften Ablage).

Worauf kommt es bei der papierhaften Ablage an?

Genug, aber nicht zu viel Ablagemöglichkeiten schaffen

Aussagekräftige, thematische Unterteilungen

Klare Beschriftungen der Ablageordner oder -taschen

Sortierung nach Aktualität und Zugriffshäufigkeit

Angabe des Wegwerftermins – abhängig von den Aufbewahrungsfristen

Worauf kommt es bei der EDV-seitigen Ablage an?

Aufbau und Bezeichnungen (auch für Dritte) verständlich gestalten

Von Anfang an klare Struktur (Hauptordner, Unterordner thematisch, Dateien thematisch und nach Datum)

Aussagekräftige Bezeichnungen aller Ordner und Dateien (Suchfunktion bedenken)

Bei Dateiaktualisierung alte Datei überschreiben oder löschen

Sehr große Dateien komprimiert abspeichern (zippen).

Zugriff für alle Beteiligten ermöglichen. Komfortabel möglich in Cloudsystemen (z.B. Dropbox).

Dateien regelmäßig sichern, z.B. durch automatische Speicherung in Dropbox.

 

8. Einfach die Arbeitszeit anpassen

Ja, mach doch einfach einen Bogen um das Suppenkoma.

Du kannst oder willst nicht Teilzeit arbeiten? Musst Du ja vielleicht auch nicht. Hast Du gleitende Arbeitszeit? Oder gar variable Arbeitszeit? Öffnet Dein Unternehmen schon früh morgens? Dann überwinde Deinen inneren Schweinehund. Und steh schon um 06.00 Uhr an der Eingangstür Deines Arbeitgebers.

Damit nutzt Du gleich ein ganzes Bündel an Vorteilen:

Du verlegst Deine Arbeitszeit vor die Mittagspause.

Du umgehst jeden Stau.

Du sparst Zeit und Benzin oder bekommst in Deinem Zug ganz sicher einen Sitzplatz.

Im Sommer nutzt Du die Zeit, in der man noch einen kühlen Kopf behält.

Kundengespräche kannst Du gleich in die Morgenstunden verlegen. Die meisten Kunden werden es Dir danken, denn so können sie die Angelegenheit noch erledigen, bevor sie zur Arbeit gehen oder während der Anfahrt.

Wenn du nun also wirklich um 06.00 Uhr aktiv wirst, kannst Du an einigen Tagen schon zeitnah nach der Mittagszeit gehen. Und sparst Dir so ein Mittagessen.

Aber beachte, dass Du verpflichtet, eine Pause zu machen. Die meisten Arbeitgeber ziehen diese Zeit ohnehin von Deinem Zeitkonto ab. Arbeitest Du mehr als 6 Stunden, sind 30 Minuten Pause vorgeschrieben. Arbeitest Du mehr als 9 Stunden, verlängert sich die Pausenzeit auf 45 Minuten.

Um das Suppenkoma zu umgehen, kannst du einfach früh kommen, an einigen Tagen nur 5,99 Stunden bleiben und auf das Essen an Deiner Arbeitsstelle verzichten. Bei Arbeitsbeginn um 06.00 Uhr bzw. 06.30 Uhr könntest Du also pünktlich zur Mittagszeit gehen. Einfach gehen. Die Minuszeit packst Du in andere Tage, in denen du ohnehin länger bleiben wolltest, lange Meetings anstehen oder betriebsbedingt Überstunden anfallen.

Falls es keine Betriebsvereinbarung oder sonstige Anweisung gibt, die diese Arbeitszeitregelung ermöglicht, sprich einfach mal Deinen Chef und die Kollegen an. Vielleicht passt eine Flexibilisierung auch sehr gut anderen Mitarbeitern in den Tagesablauf. Wer z.B. Kinder hat und diese morgens erst in den Kindergarten bringen muss, dafür aber mittags eine Betreuung hat, ist dankbar für variable „Schichtarbeit“.

Und ein Chef, der seine Kunden von morgens bis abends in guten Händen sieht, kommt Dir da sicher entgegen.

 

9. Statt mittags zu essen, Hunde sitten

Johanna ist eine Kollegin aus der Marketingabteilung. Sie achtet auf ihre Figur und ist daher ohnehin kein Fan des großen Mittagsbuffets. Aber sie geht auch gerne shoppen. Nein, nicht in der Pause, sondern abends und am Wochenende. Da glüht die Kreditkarte.

Ihre Lösung: Sie sittet in der Mittagspause Hunde und Katzen im Wohngebiet um die Ecke. Klasse Idee: Sie hat Bewegung, „entkommt“ dem Mahlzeit-Gruppenzwang und verdient sich noch ein kleines Zubrot.

Nur eines muss sie bedenken: In den meisten Arbeitsverträgen ist eine Klausel enthalten, die den Mitarbeiter dazu verpflichtet, Nebenjobs durch den Arbeitgeber genehmigen zu lassen. Ansonsten steht Ärger ins Haus. Und der kann auch massiv werden.

Solange der Nebenjob nicht bei den Mittbewerbern stattfindet oder sonst irgendwie die Leistung im Hauptjob beeinträchtigt, wird die Zustimmung kein Problem sein. Deshalb immer am Anfang, also vor der Suche nach einem Nebenjob, arbeitsrechtliche und steuerliche Aspekte klären.

Portrait2Welche Rolle spielt bei Dir die Eigenorganisation? Die 10 besten Ideen dazu veröffentliche ich.

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